תשובה שהשתחררתי ממנה לאחרונה היא ״אני עסוקה״ כששואלים אותי מה שלומי. אנחנו ממלאות את חיינו במשימות לא חשובות, שעות מתות בצפייה בנטפליקס ואחר כך עוד משתמשות בתשובה הזו כתירוץ מדוע אנחנו לא משקיעות זמן בדברים שאנחנו באמת אוהבות לעשות. אז קודם כל אני ממליצה לכן להיפטר מהתשובה הזו ולפני שאני מתחילה עם הת’כלס בואי שניה נבין מזה ניהול זמן ולמה הוא כל כך חשוב.
ניהול זמן הוא תהליך של תכנון ושליטה מודעת על הזמן אותו את מקדישה לביצוע פעילויות מסוימות. ניהול זמן טוב מאפשר לך להשיג יותר בפרק זמן קצר יותר, מה שמוביל ליותר זמן חופשי, פנאי או כמו שאני אוהבת לקרוא לזה ״זמן אני״, המאפשר לך לנצל הזדמנויות למידה, מוריד את הלחץ שלך ועוזר לך להתמקד ולהיות פרודוקטיבית יותר, מה שמוביל להצלחה רבה יותר בקריירה.
אלה המארגנים לא טוב את זמנם הם הראשונים להתאונן על חוסר זמן."
אז לאחר שהשתכנעת שבלי ניהול זמן נכון, לא תוכלי לחיות את חייך כמו שאת רוצה לחיות אותם, להלן 8 דרכים שיעזרו לך להיות מומחית בניהול הזמן שלך:
1. תתכנני
תשבצי לך כמה דקות בכל ערב כדי לתכנן את היום למחרת. ממש לפני שינה, קחי מחברת ועט ותרשמי לך את המשימות שהיית רוצה להשלים מחר.
אני למשל אוהבת כל סוף שבוע עושה Brain Dump ואז משבצת את המשימות החשובות או הדחופות ביומן שלי לשבוע הבא. ובכל ערב אני פשוט עוברת על מה ששיבצתי ועורכת שינויים אם צריך.
2. תתעדפי
ישנן כמה שיטות לתעדוף משימות שעליהן אכתוב פוסט נפרד אך האהובה עלי כרגע היא שיטת אייזנהאואר, על פי שיטה זו את צריכה לחלק את המשימות שלך לפי 4 קריטריונים: דחוף וחשוב, דחוף ולא חשוב, לא דחוף וחשוב, לא דחוף ולא חשוב. לפי השיטה, מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות עליך להתעלם, את המשימות הדחופות והחשובות עליך לבצע מיידית, את המשימות הדחופות אך הבלתי חשובות יש להעביר למישהו אחר, ואת המשימות החשובות שאינן דחופות עליך לשבץ ביומן עם דד ליין ולבצע אותן בואפן אישי.
3. תאצילי סמכויות
תפסיקי להיות קונטרול פריק. בין אם את מנהלת עסק קטן או שאת שכירה ויש לך עובדים תחתייך ואפילו בבית עם המשפחה, חשוב להאציל סמכויות. האצלת סמכויות אינה גורעת מאחריותך על המשימה, אך היא בהחלט תקל על תחושת הלחץ ותפחית שחיקה בטווח הארוך. מה גם שכאשר את לוקחת על עצמך המון משימות יכול להיות שתספיקי את כולן אבל באיזה איכות הן יהיו? לכן את חייבת לשחרר מהשליטה ולהפוך ליותר מפקחת מאשר מבצעת.
אני הרבה פעמים שומעת את המשפט ״כשאני מאצילה משימות, אני מבזבזת הרבה זמן בתיקון כל מה שהאדם הזה עשה שזה לא חוסך לי זמן אז אין טעם״ . אני הולכת להיות כנה איתך, אם זו הבעיה שיש לך אז לא הכשרת את מי שצריך לקחת את המשימה מספיק טוב.
בין אם זה העובד שלך בעבודה או שאת מנסה לגרום לבנך לעשות כביסה בעצמו, אם המשימה לא בוצעה מספיק טוב לא הכשרת אותם מספיק טוב.
4. מולטיטסקינג- האמנם?
עד לפני מספר שנים אנשים התפארו ביכולת המולטיטסקינג כמה שמקנה להם את האפשרות לעשות עבודה של יותר מאדם אחד. היה זה בימים שבהם הסמארטפון היה חדש יחסית בחיינו ומי שיכלו לבצע ריבוי משימות נחשבו למסתגלים הטובים ביותר לטכנולוגיה. אולם מחקרים אחרונים הוכיחו כי מעבר ממשימה למשימה גובה מחיר רציני על התפוקה ופוגע בפרודוקטיביות.
עם זאת, לא כל ריבויי המשימות רעות, יש פעמים שאת יכולה להשתמש בכלי הזה ככלי לניהול זמן וזאת כאשר המשימות לא מצריכות את תשומת הלב המלאה שלך. לדוגמא: תאזיני לפודקאסט בזמן שאת מקפלת כביסה, תנצלי את זמן הנסיעות לעבודה לשיחה עם אמא או חברה.
5. תסגלי שגרות
שגרת בוקר וערב הינן חיוניות ממגוון סיבות.
שגרת בוקר היא אוסף הפעולות בטווח הזמן מהרגע שאת מתעוררת ועד הרגע שאת מתחילה לעבוד בין אם את עצמאית ועובדת מהבית ובין אם את שכירה. שגרת הבוקר מציבה את הטון להמשך היום. בוקר הוא הזמן הטוב ביותר ביום לעבוד על משהו בשביל עצמך, בבוקר המוח שלך הכי נקי ויש פחות סיכויים להסחות דעת מהסביבה. הזמן הזה הוא שלך!
שגרת ערב היא אוסף הפעולות בטווח הזמן מהרגע שיום עבודתך הסתיים ועד הרגע שאת הולכת לישון. שגרת ערב עוזרת לנו להירגע ומציבה את הטון כיצד יראה היום שאחרי. את שגרת הערב ניתן לנצל להרגעות, לסקירת היום שהיה ותכנון היום שאחרי ולשגרת טיפוח.
6. תתחילי מוקדם
בהמשך לסעיף הקודם, כדי שתהיה לך את היכולת לקיים שגרת בוקר טובה ומועילה, את צריכה לקום מוקדם. אני לא אומרת שאת צריכה לקום ב-5 בבוקר אבל את כן צריכה לקום בין שעה לשעה וחצי לפני שעת ההתעוררות הרגילה שלך. כשאת קמה מוקדם את יותר רגועה, עם ראש נקי לעסוק בדברים שבאמת חשובים לך. ככל שהיום מתקדם, האנרגיה שלנו יורדת וכך גם הפרודוקטיביות כך שאם יש לך משימה שקבעת שהיא צריכה להיעשות היום, עדיף שהיא תעשה כמה שיותר מוקדם, אחרת כנראה תדחה ליום הבא.
7. תקחי הפסקות
בכל פעם שאת מוצאת את עצמך מרגישה עייפה ולחוצה, קחי הפסקה למשך 10 עד 15 דקות. לחץ רב מדי יכול לגבות מחיר על גופך ולהשפיע על התפוקה שלך. בעיני אפילו טוב יותר אם תתכנני את ההפסקות שלך ותשבצי אותן בלו״ז. זה יעזור לך להירגע ולחזור לעבוד עם אנרגיות מחודשות.
צאי לטיול, האזיני למוזיקה או עשי כמה מתיחות מהירות.
אני יודעת על עצמי שאם אני שוקעת בפרויקט מסוים אני יכולה לשבת 8 שעות ברציפות על הכסא ולא לקום, אפילו לא לשירותים. אז אני שמה לי תזכורת לכל שעתיים (בשעון המעורר בנייד) לקום מהכסא ולקחת הפסקה קצרה.
8. תלמדי להגיד ״לא״
את רוצה להספיק יותר בפחות זמן?
האם שקלת שיהיו לך פשוט פחות דברים לעשות? אני שומעת מהמון אנשים את המילים ״לא נעים לי״ או ״קשה לי להגיד לא״, החברה מכתיבה לנו לא להגיד לא וכתוצאה מכך אנחנו לוקחות על עצמנו הרבה יותר מהקיבולת שלנו.
איך את יכולה להתמודד עם זה? עליך להיות כנה ומציאותית עם הזמן שלך ולכבד אותו. תסרבי בצורה מנומסת לקבל משימה נוספת כאשר את יודעת שהקיבולת שלך מלאה. אם קשה לך לומר ישר ״לא״ אולי תאמרי במקום ״אבדוק ביומן שלי ואעדכן אותך בתשובה בהקדם״, זה יתן לך מספיק זמן לבחון את רשימת המשימות שלך, לחשוב ולחזור עם תשובה מבוססת. דרך נוספת היא לומר ״כן, אך לא השבוע״ ואז תציעי תאריך חלופי שבו את יודעת שתוכלי לעמוד במשימה ובצורה איכותית.
אם תסתכלי על אנשים שמנהלים את הזמן שלהם נכון, בטח תבחיני שהם מאוד מצליחים במה שהם עושים. אותם אנשים לא הגיעו לאן שהגיעו במזל, הם עבדו קשה להפליא כדי למצות את זמנם.
ניהול זמן נכון ניתן להשגה ע״י כל אחת ומושג ע״י תרגול יומיומי. אני יודעת שגם את יכולה.
